Hai presente l’angoscia che ti prende quando, a fine giornata, ti rendi conto che c’è un’attività che avevi pianificato e non hai chiuso, e ti chiedi: “Emmò, questo… quando lo metto in agenda?”

La risposta più ovvia e immediata potrebbe essere “me la segno per domani”… ma se capita con una certa frequenza (e si, io so che ti capita con una certa frequenza!), il risultato di questo “rimandare a domani” continuo e acritico non potrà che essere una to-do list sempre più lunga, frustrante e… ignorata!

Ti ci vedi?

Quando lo metto? La Pianificazione Settimanale

Probabilmente si, soprattutto se, come me, lavori su progetti diversi, per clienti diversi, con tempistiche diverse, e questo ti piace, e vuoi conciliare la gestione del quotidiano con progetti a più lungo termine… che magari se slittano a domani non importa, ma se li perdi di vista sono guai!

Ho un impegno da recuperare: quando lo metto in agenda per non perderlo di vista?

Ci sono molti modi per ovviare a questo problema, il più semplice (e quello che uso io) è la pianificazione settimanale.

Sai come funziona?

La pianificazione settimanale ti aiuta a tenere il polso della situazione: non avrai più il problema di chiederti: "E questo quando lo metto?"

Prendi la tua agenda, e comincia a scrivere le tue attività ricorrenti: le riunioni settimanali del tuo team, gli appuntamenti in palestra, gli impegni familiari ripetitivi… riporta e “occupa” tutti i momenti della tua settimana che non puoi gestire tu, o comunque sono già impegnati. Nell’esempio, gli slot verdi rappresentano gli appuntamenti fissi legati al mio lavoro, mentre quelli color corallo sono quelli legati alla vita familiare e personale.

Gestisci la tua Giornata in armonia con Te

Il resto del tempo è tuo, e non importa che tu scriva già la lista delle cose da fare: puoi dedicarlo idealmente ai diversi “temi” o progetti su cui stai lavorando: collocali per fasce ampie (almeno 2 ore, se puoi), tenendo presente il tuo cronotipo e le altre condizioni a contorno: per esempio, se tutti i martedì alle 14 hai la riunione per la verifica dell’avanzamento di quel progetto, potrebbe esserti utile pianificare per il lunedì pomeriggio un po’ di tempo per fare il punto e arrivare perfettamente “sul pezzo”.

Operativamente, io ho segnato queste fasce orarie sul mio Calendar con un colore diverso dagli appuntamenti (il lilla, nell’esempio riportato su) e lasciandole comunque come “disponibili” nelle impostazioni di Calendar e Calendly: in questo modo, quando devo collocare un nuovo impegno, vedo subito quale progetto ne pagherà il prezzo e posso ripianificare tutto con grande facilità e soprattutto con la certezza di avere tutte le info possibili per fare la scelta giusta…

In questa fase non è necessario che entri nel dettaglio delle singole attività: d’altra parte, l’agenda non è il posto giusto per segnare le singole attività quotidiane: la pianificazione settimanale si pone ad un livello più elevato, che ti serve per assicurarti di tenere sempre avere sempre sotto controllo i tuoi diversi progetti, non perderne nessuno per strada, e tenere a bada l’ansia da “Accidenti… a che punto ero?” e da “Oh No! L’avevo dimenticato!”

Anche la pianificazione settimanale funziona quando è Flessibile

MA attenzione: la pianificazione settimanale funziona bene se è flessibile: dev’essere una guida per distribuire al meglio le tue energie e il tuo tempo sui tuoi vari progetti, e non una gabbia che ti imprigioni ancora di più con ulteriori ansie e sensi di colpa!

Io ho capito che faceva per me quando ho visto con quanta leggerezza mi aiutava a gestire le energie e gli imprevisti, e a trovare spazio da una settimana all’altra per le diverse attività di avanzamento dei vari progetti che curo, e con la serenità di non lasciar niente per strada.

Inoltre, è un ottimo supporto per la selezione: quando ricevo una proposta per un nuovo progetto, con un’occhiata al calendario capisco subito se ho margine, tra le attività già in corso, per inserirne di nuove, e con che impatto. Capisco quindi subito se “me lo posso permettere” e con quali tempistiche (ad esempio: potrò dedicarmici per 2 ore alla settimana? 2 ore al mese? 1 ora alla settimana ma solo dopo che avrò chiuso quest’altro lavoro? E così via.

E quando arriva un imprevisto a scombinare tutti i programmi? Vuoi mettere la soddisfazione di ripianificare in 5 minuti senza sensi di colpa, perchè ogni cosa ha già il tuo posto?

Cosa possiAmo fare insieme

Nel nostro percorso insieme, ti farò le domande giuste per aiutarti a:

Comprendere qual è il tipo di pianificazione più adatto alle tue giornate… e alle tue settimane
Prendere consapevolezza dei tuoi tempi e delle tue energie, per pianificare nel modo migliore per te (e tenendo sempre un po’ di margine per gli imprevisti!)
Individuare con la giusta precisione e flessibilità la giusta schematizzazione della tua settimana… se c’è, e se non c’è trovare lo strumento migliore per te per conciliare al meglio i tuoi progetti a lungo termine con le tue attività quotidiane.
Pianificare quindi ogni giornata in modo che il tuo impegno sia sempre coerente con i tuoi obiettivi, e decidere velocemente e con consapevolezza, in caso di necessità, cosa rimandare e a quando… perchè la tua organizzazione deve sostenerti, non imprigionarti!
Avere sempre ben chiaro a che punto sei in ogni tuo progetto, per non sprecare tempo ed energie in ansie inutili e improduttive, ma soprattutto… evitabili!
Affrontare al meglio ogni settimana e ogni giornata, con il sostegno dell’Organizzazione Giusta per te!

ParliAmone ! Risparmierai un bel po’ di tempo e fatica, e potrai finalmente dire #AmoilMioTempo!

Raffaella Buscemi

Vulcanica e riflessiva, amo correre con l’immaginazione per poter scegliere con più consapevolezza a cosa dedicarmi: così potrò aiutarti a realizzare i tuoi obiettivi, e niente sembrerà più impossibile!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *