Hai presente quando cominci la giornata con le idee chiare sulla tua gestione delle priorità, apri l’agenda (naturalmente già fitta di impegni), e poi… le mail si moltiplicano, ti sembra costantemente di rincorrere tutto, quasi non riesci respirare fino a sera, quando ti tormenta la terribile sensazione di aver perso di vista ciò che conta davvero?
Nel lavoro aziendale questo succede spesso: non perché manchino competenze o strumenti di time management, ma perché obiettivi, richieste e tempo disponibile non sono davvero allineati, tra loro e con chi dovrebbe lavorarci su.
Perché gestire le priorità è la base della produttività
Carla, una partecipante ad un per-corso di Gestione del Tempo, esordì in aula dicendo: “Voglio che mi aiuti a riempire davvero bene la mia agenda, ho bisogno di fare di più!”
Peccato che la produttività non nasca dal fare di più, ma dal fare ciò che conta, al momento giusto. Se ti prendi il tempo per chiarire ciò a cui è davvero importante lavorare oggi, ti sarà più facile indirzzare lì le tue energie invece di disperderle tra mille attività a basso valore aggiunto.
E Carla, infatti , poi raccontava: “Quando ho un progetto importante, voglio avere il tempo e la tranquillità di lavorarci bene, e quindi, prima cerco di togliere di mezzo tutte le piccole incombenze… solo che, quando ho finito di chiuderle tutte, è finita anche la giornata, io sono troppo stanca e rimando al giorno dopo… e poi si ricomincia”.
Si, perchè le piccole urgenze e incombenze quotidiane sono come la sabbia: non finicono mai. E quando le priorità non sono chiare,
- Lavori sempre in emergenza
- Confondi urgente e importante
- Dici sì a tutto (e poi paghi il conto)
- Arrivi a fine giornata con più stanchezza e meno soddisfazione
Gestire le priorità significa invece avere ben chiaro cosa conta di più e poter capire, in ogni momento, qual è l’attività arpiù alto valore aggiunto, quella per cui mettere da parte tutto il resto (e si, a volte può e deve essere anche una bella pausa!). Solo così puoi:
- Collegare le attività agli obiettivi reali
- Fare scelte (anche scomode)
- Accettare che non tutto può essere fatto, qualcosa può e deve essere lasciato andare.
L’organizzazione del lavoro efficace parte da qui, non dall’ennesima app: saper fare scelte consapevoli e saper dire i giusti no.
Tecniche per decidere cosa fare prima (anche nei momenti di caos)
Quando tutto sembra urgente, fermarsi a pensare alle priorità sembra un lusso; ma è l’unica via per uscire dal caos, e ti fa risparmiare più tempo di quel che pensi!
Voglio condividere con te 3 strategie per la gestione delle priorità che suggerisco spesso ai miei clienti, perchè sono semplici da applicare ma, se usate bene, possono davvero fare la differenza.
1. La matrice di Eisenhower
In realtà non si sa se sia davvero stata inventata da lui, ma quello che conta è come la usi e con quale scopo. Per cominciare, prendi un foglio (si, meglio un vero foglio con una vera penna!) e scrivi tutte, ma proprio tutte, le cose da fare che ti ronzano in testa. Prenditi tutto il tempo che ci vuole: vedrai che, mano mano che scrivi, te ne verranno in mente davvero tante!
Una volta scritte tutte le cose da fare, classificale come:
- Importanti ma non Urgenti
- Urgenti ed Importanti
- Urgenti ma non Importanti
- Ne’ importanti ne’ Urgenti
A questo punto probabilmente ti verrà lo sconforto: quante cose “devi” fare, come potrei mai realizzarle tutte? E qui che spesso si sbaglia, limitandosi ad usare la classificazione per la pianificazione: prima le cose urgenti e poi si vedrà. Ma questo è proprio il modo migliore per sentirti sopraffatta! Perché la matrice di Eisenhower non è uno strumento di pianificazione, ma di consapevolezza, e la consapevolezza parte dal farsi le domande giuste:
- Perché questa attività è diventata urgente?
- Cosa sto rimandando da troppo tempo?
- Quali attività importanti non hanno mai spazio in agenda?
- Cosa mi impegna decisamente troppo rispetto al valore che ha per me, i miei valori, i miei obiettivi?
E poi, agire di conseguenza: liberarsi da ciò che ci rallenta ed esaurisce inutilmente con un sapiente uso della delega e dell’arte di dire di no, e dedicare alle attività importanti del tempo di qualità, finalmente!
Perchè sì, spesso il problema non è il tempo che abbiamo, ma che in quel tempo cerchiamo disperatamente di “pigiare” tutto quanto.
2. Il tuo Piano di emergenza: poche priorità, chiare, perché gli imprevisti sono l’unica certezza
Quando qualcosa non va per il verso giusto, spesso devi rivedere la tua pianificazione, ma farlo mentre stai correndo per recuperare può portarti a perdere di vista le vere priorità, e a confondere (ancora) urgente e importante. Per questo è fondamentale pensarci prima, a mente fredda e con la calma necessaria. Io faccio così:
- A fine giornata, dopo aver individuato le attività che penso potrò realizzare in base alle informazioni che ho, evidenzio le 3 attività più importanti per il giorno dopo
- Le ordino per priorità
- Se possibile, parto dalla prima e non passo oltre finché non l’ho conclusa; in ogni caso, durante la giornata avrò il mio “faro”.
Sembra banale, vero? In realtà è rivoluzionario perché mi porta a definire le priorità al momento giusto, prima della tempesta, quando posso ancora cambiare almeno qualcosa, se mi rendo conto che sto facendo un piano troppo ambizioso.
Per esempio, pianificare 3 attività superimportanti in una giornata dove ho già una riunione al mattino e una call al pomeriggio, non è la cosa più furba del mondo, vero? Ma se non ti prendi il tempo di rifletterci, potresti avere la tentazione di dirti: “intanto le metto lì, poi domani vediamo”.
Ma se non riesci a decidere oggi, che puoi pensarci con calma, come potrai farlo (e farlo bene) domani, mentre stai già correndo per recuperare il ritardo che l’imprevisto ti ha causato? Inoltre, anche se non ci fossero imprevisti, questa indecisione ti sottrarrà tempo ed energie importantissime domani, quando invece dovresti dedicare quel tempo e quelle energie a fare.
Se invece dedichi alla gestione delle priorità il tempo che merita in anticipo, riesci più facilmente a portare avanti cià che conta, senza dispersione, e proteggi il focus anche nelle tempeste.
3. Proteggi le attività importanti
Le attività davvero importanti raramente urlano, anzi: spesso ci viene molto facile relegarle in fondo alle nostre liste, perchè ci sembra sempre di non avere la possibilità di dedicare loro tutta l’attenzione e la concentrazione che richiedono. E’ forte allora la tentazione di raccontarsi che la cosa migliore da fare sia aspettare di avere davvero la mente e l’agenda libera (un po’ come ti ho detto all’inizio che mi raccontava Carla, no?).
Tutto molto sensato, se non fosse che quel momento non arriverà mai: ci saranno sempre cose più urgenti, che non si fanno da sole, che avrai voglia di togliere di mezzo così poi potrai lavorare in pace, in una corsa senza fine come quella del Criceto nella Ruota.
Quindi il tempo per lavorare bene va creato: “bloccandolo” in agenda, proteggendolo, reso non negoziabile, innanzi tutto verso le nostre interferenze interne, e poi anche verso quelle esterne.
A questo punto, potresti avere la fastidiosa sensazione di “agenda vuota”: tutta una mattina solo per quel progetto? Se davvero lo richiede, si: un’agenda piena non è sinonimo di efficacia, spesso è solo il segnale che non si stanno gestendo le priorità.
4. Dire no (bene) fa parte del processo
Gestire le priorità significa anche scegliere cosa non fare adesso e questo, spesso, in azienda è il punto più delicato: temiamo che sembri indice di rigidità, scarsa voglia di collaborare, perfino egoismo. E invece, se fatto bene e al momento giusto. è la cosa miglire che puoi fare per proteggere il lavoro tuo e del tuo team, perchè è uno dei modi fondamentali per evitare che ogni nuova richiesta scavalchi automaticamente ciò che è già stato definito importante. Perché ogni sì detto senza criterio è un no implicito a qualcosa di più importante.
- Se, ad esempio, arriva una nuova urgenza mentre stai lavorando a un progetto strategico, invece di dire subito sì, chiedi: “Questa attività sostituisce una delle tre priorità della settimana o si aggiunge?”
- Se un collega ti coinvolge in una riunione poco chiara, puoi rispondere: “Qual è l’obiettivo dell’incontro? Quale contributo ti aspetti dalla mia partecipazione?
- E poi, la domanda che spesso risolve tutto: “Per quando ti serve?” Questo spesso risolve su nascere il conflitto, perchè ci permette di condividere ed allineare le aspettative, e magari di scoprire che l’urgenza che avvertivi era solo nella tua testa, e non nelle intenzioni del collega.
Dire no, o anche solo non ora, non è mancanza di collaborazione: è gestione consapevole delle risorse, perchè quando le priorità sono condivise, il “no” è una decisione organizzativa basata su criteri chiari, e questo cambia tutto: riusciamo a dirci le cose giuste nel modo giusto, senza sensi di colpa, la fastidiosa sensazione di sovraccarico si riduce, il fine settimana arriva senza portare frustrazione.
E la gestione delle priorità, in fondo, è proprio questo: scegliere con intenzione dove mettere tempo, energia e attenzione.
Gestione delle priorità in azienda: allinea le priorità individuali e di team
Nelle aziende, la gestione delle priorità non è solo personale, ma richiede un lavoro condiviso, a partire da una direzione chiara che supporti le persone nell’attuare i propri obiettivi con il giusto impegno e la giusta convinzione, senza entrare però in conflitto con gli altri membri del team. Perchè questo succeda,
- Le priorità individuali devono discendere con chiarezza da quelle del team, e questo è possibile solo se le priorità del team sono esplicite e condivise (meglio sarebbe averle davvero definite insieme). In questo modo ognuno ha una visione più chiara di dove sitiamo andando e perchè. Rendere visibili le priorità (in riunione, in agenda, nei progetti) riduce conflitti, stress e lavoro inutile.
- Ogni cambiamento nelle priorità e negli obiettivi deve essere discusso e condiviso per tempo, in modo che ogni persona possa sentire di avere davvero il polso della situazione
- L’etichetta “urgente” deve essere riservata solo a ciò che lo è davvero, e che rientra comunque tra le cose importanti per gli obiettivi del team: così davvero nessuno perde tempo in cose di scarso valore aggiunto, e ognuno sente sempre chiaramente il valore di ciò che sta facendo.
In questo modo, il lavoro ha sempre un senso e questo ci aiuta a mantenere alti focus e produttività.
Cosa possiAmo fare insieme
Nel nostro percorso insieme, lavoriamo su ciò che fa davvero la differenza nel lavoro quotidiano, aiutando te e il tuo team a:
- Chiarire le vere priorità aziendali e di team, distinguendo ciò che è davvero strategico da ciò che è solo urgente
- Allineare obiettivi, ruoli e tempo, per ridurre sovraccarico, fraintendimenti e dispersione di energie
- Rendere visibile il valore del lavoro, dando criteri chiari per decidere cosa fare prima, cosa dopo e cosa no
- Costruire una pianificazione sostenibile, che funzioni nelle giornate reali, non solo nei modelli teorici
- Rafforzare focus e responsabilità condivisa, così che le priorità non restino sulla carta ma guidino davvero le azioni
Insieme otterremo meno stress, più chiarezza, decisioni più semplici e un’organizzazione che sostiene il lavoro invece di complicarlo.
ParliAmone ! Risparmierai un bel po’ di tempo e fatica, e potrai finalmente dire #AmoilMioTempo!
Raffaella Buscemi
Vulcanica e riflessiva, amo correre con l’immaginazione per poter scegliere con più consapevolezza a cosa dedicarmi: così potrò aiutarti a realizzare i tuoi obiettivi, e niente sembrerà più impossibile!
